KERANGKA ACUAN
SISTEM INFORMASI KETATAUSAHAAN
MADRASAH TSANAWIYAH AGAMA ISLAM MERTAPADA
A. Pendahuluan
Dewasa ini perkembangan teknologi semakin maju pesat, persaingan ekonomi pun takkan mungkin terelakan lagi. Karena itu informasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Tentu saja informasi yang diharapkan semua orang adalah informasi yang jelas, akurat, dan selalu siap saat diperlukan. Apalagi pada sebuah instansi, lembaga, organisasi, perusahaan, kemudahan serta kecepatan dalam menghasilkan informasi yang berkualitas adalah hal yang sangat penting. Untuk memperoleh informasi yang berkualitas dan hasil seperti yang diharapkan di atas, tentunya harus memiliki sistem pengolahan data yang baik.
Mengolah data yang sangat kompleks jika dikerjakan secara manual membutuhkan tenaga lebih dari satu orang, maka dengan laju perkembangan tekhnologi informasi, yakni dengan bantuan mesin computer, pengolahan data tersebut dapat ditangani oleh satu orang saja, selain itu dengan teknologi informasi, pengolahan data tersebut akan lebih cepat penyelesaiannya. Dengan adanya fasilitas itu, orang akan lebih mudah mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
Informasi yang kita punya akan terasa lebih mudah untuk diakses oleh masyarakat luas, dalam arti masyarakat yang memerlukan informasi tersebut. Sebut saja dalam sebuah instansi pendidikan, dalam hal ini lingkungan sekolah. Dengan adanya kemajuan teknologi informasi, kita dapat menyampaikan informasi kepada masyarakat dan pemerhati pendidikan dengan lugas, jelas dan menarik, sehingga tidak akan terjadi salah persepsi dalam penyampaian informasi tersebut.
Oleh karena itu, dalam makalah ini penulis mencoba menawarkan model kerangka acuan teknologi informasi pada wilayah ketatausahaan sekolah. Penulis menganggap bahwa dalam dunia ketatausahaan banyak dijumpai adanya kekeliruan yang mungkin disebabkan oleh system yang masih manual, ditambah lagi data yang diolah cukup banyak, sehingga berpengaruh pada efisiensi waktu dan tenaga.
B. Pembahasan
- Pengertian Sistem Teknologi Informasi
Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasikan untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah, menyimpan dan mengendalikan data serta melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa system teknologi informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terorganisir untuk melakukan proses yang diinginkan dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah disepakati. Seiring dengan peningkatan kebutuhan akan pengolahan informasi dalam hal kecepatan dan keamanan diperlukan jalan alternatif yang kemudian ditemukan sistem informasi.
- Tata Usaha
Tata usaha terdiri dari dua kata, yaitu “tata” dan “usaha” yang masing-masing mempunyai pengertian sebagai berikut: tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati, sedangkan usaha adalah suatu bentuk kegiatan yang dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Dalam kamus bahasa Indonesia, Tata usaha berarti penyelenggaraan tulis menulis ( keuangan dan sebagainya), di perusahaan, Negara dan sebagainya. Sedangkan peñata usaha adalah orang-orang yang menyelenggarakan tata usaha. Selain itu, The Liang Gie dalam bukunya Administrasi perkantoran modern mendefinisikan tata usaha sebagai segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirin dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.
Dari beberapa definisi tersebut dapat disimulkan bahwa tata usaha adalah suatu kegiatan berupa pencatatan, dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
- Gambaran Proses Ketatausahaan
Sistem Akan digunakan pada bagian ketatausahaan, meliputi persuratan, pengelolaan pegawai, pengelolaan barang ( aset ) dan pendanaan.
3.1. Surat Menyurat
- Surat Masuk
- Surat Keluar
3.2. Kepegawaian
a. Data Pegawai
- Biodata pegawai
- Biodata tenaga pengajar
b. Perubahan Data
- Pegawai Masuk
- Perubahan Pejabat
- Pegawai Mutasi Keluar
- Perubahan Status
c. Data PNS
- Masuk
- CPNS
- PNS
d. Usulan
- Kenaikan Gaji berkala
- Kenaikan pangkat
- Daftar Urut Kepangkatan
e. Permohonan Cuti
- Cati Tahunan
- Cuti Menunaikan ibadah Haji
- Cuti Melahirkan
- Cuti alasan penting
- Cuti Alasan sakit
3.3. Pengelolaan Barang (Aset)
- Aset tetap
- Aset Lancar (barang habis pakai)
GAMBARAN PROSES UNTUK TATA USAHA DAN KEARSIPAN
ü Kompilasi Data Pegawai dan Kearsipan
ü Operator
ü Input Data
ü Perubahan Data secara berkala
ü Tampilan hasil dilayar
ü Tehnik Penyusunan / Secara Numerik
ü Output/mencetak
GAMBARAN PROSES DAN BARANG PAKAI HABIS
ü Data Barang masuk
ü Barang Keluar/rusak
ü Operator
ü Input Data
ü Perubahan Data secara berkala setiap barang keluar atau masuk
ü Tampilan hasil dilayar
ü Tehnik perubahan sacara otomatis
ü Output/mencetak
GAMBARAN PROSES DAN BARANG INVENTARIS KANTOR
ü Data Barang masuk
ü Barang Keluar/rusak
ü Barang dari luar (pemerintah/steakholder)
ü Barang Pengadaan sendiri
ü Barang yang akan dilelang
ü Penomoran Barang
ü Operator
ü Input Data
ü Perubahan Data secara berkala setiap barang keluar atau masuk
ü Tampilan hasil dilayar
ü Tehnik perubahan sacara otomatis
ü Output/mencetak
GAMBARAN ARSITEKTUR APLIKASI
ü Merupakan Aplikasi Web
ü Web server Apache
ü Bahasa Pemograman PHP
ü Database Server MySQL
Administrasi Sistem
ü Komponen yang memelihara data-data yang ada difile nantinya yang akan digunakan dalam sistem penata usahaan dan kearsipan mulai dari pegawai , Aset Kantor, barang pakai habis serta pengetikan SPPD dan lain-lain
Pelaporan Manajemen
ü Komponen yang menghasilkan Laporan Manajemen mulai jumlah pegawai data pegawai sampai dengan barang pakai habis dan lain-lain
Data Entry ( User )
ü Komponen ini merupakan komponen yang sangat penting bertanggung jawab dalam Pengelolaan File , data dan lain-lain
Output
ü Komponen ini menghasilkan keluaran-keluaran merupakan cetakan dari hasil proses yang dilakukan oleh sistem Penata usahaan
C. Penutup
Demikian rancangan system informasi Ketatausahaan di Madrasah Tsanawiyah Agama Islam Mertapada. Tak lupa, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan format ini. Penulis yakin bahwa format rancangan ini masih sangat jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, Penulis sangat mengharapkan sekali saran dan kritik dari semua pihak demi kesempurnaan format ini. Besar harapan, semoga format ini bermanfaat bagi penulis khususnya da bagi para pemerhati pendidikan pada umumnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar